Professionelle medarbejderportrætter på jeres kontor: Proces, tidsplan og output

Når medarbejderportrætter tages på kontoret, falder brikkerne hurtigere på plads. Ingen kørsel til et eksternt studie, mindre tid væk fra opgaverne, og et udtryk der matcher netop jeres miljø. Samtidig bevarer I ensartethed på tværs af web, præsentationer og LinkedIn. Hos Inhouse Studios har vi gennem mere end 25 år finpudset en effektiv og behagelig proces, så billederne både er professionelle og menneskelige. Det mærker medarbejderne på dagen, og det ses i det endelige resultat.

Hvorfor onsite medarbejderportrætter giver mening

Det handler ikke kun om bekvemmelighed. Når vi arbejder på jeres adresse, kan vi tilpasse lyset til lokalet, finde baggrunde der understøtter jeres brand, og skabe et flow der passer til kalenderen. Det sparer tid og løfter helhedsindtrykket.

Ingen transport for medarbejdere
Konsistent stil på tværs af afdelinger
Mulighed for både neutral baggrund og miljø i samme session
Hurtig udvælgelse og godkendelse på stedet

Vi stiller med alt udstyr og en klar plan. I leverer blot et lokale med lidt plads og en kontaktperson til koordinering.

Vores proces trin for trin

Den korte version: Vi planlægger, opsætter, fotograferer, udvælger og efterbehandler. Den lange version ligger her.

1. Forberedelse og planlægning

Vi starter med en snak om stil, formål og kanaler. Skal portrætterne være klassiske med lys grå eller hvid baggrund, eller ønsker I et mere naturligt udtryk i jeres kontormiljø? Begge dele kan kombineres i samme forløb.

Vi afklarer tone, baggrund og beskæring
Vi aftaler en tøjguide til medarbejderne (fx ensfarvet, rolige farver)
Vi lægger en køreplan med tidsintervaller og rækkefølge
Vi forbereder filnavne og metadata, så billederne let kan arkiveres

Vores team hjælper gerne med et kort inspirationsoplæg, så stilen passer jeres brand og eksisterende materialer.

2. Opsætning på dagen

Vi ankommer i god tid, typisk 45 til 90 minutter før første medarbejder. Med os følger baggrund, hejs, stativer og kontrolleret studielys. Et klassisk setup er en hvid eller grå baggrund med bløde softboxe, der giver jævnt lys på ansigtet. Ønsker I et mere naturligt look, finder vi lyse, rene miljøer i huset og former lyset, så baggrunden understøtter portrættet uden at stjæle fokus.

Vi tester lyset med et par referencebilleder, sikrer korrekt hvidbalance og låser eksponeringen, så alle portrætter bliver ens i stil og tone.

3. Selve fotosessionen

Medarbejderne fotograferes én ad gangen. Hver person guides roligt i posering og udtryk, så skuldre, hage og blik lander rigtigt. Små justeringer gør en stor forskel.

Vi viser ofte testbilleder på en skærm undervejs. Det skaber tryghed, fordi den enkelte kan se, at hår, smil og jakke sidder som ønsket. Det speeds også op, når der skal vælges.

Er der behov for et gruppefoto eller to, tager vi det sidst, når alle er “kamera-klare”.

4. Udvælgelse på stedet

Vi anbefaler, at hver medarbejder vælger 1 til 2 favoritbilleder med det samme. Det kan ske på en iPad eller laptop, hvor vi har sorteret de bedste skud. Alternativt kan I få et galleri til gennemgang efterfølgende. Begge modeller fungerer fint, men onsite valg giver ofte en hurtigere levering.

5. Efterbehandling og levering

Vores retouch er diskret og respektfuld. Vi justerer kontrast, farver og lys, retter småting som støv på jakken eller en flyvsk hårlok, og sikrer at hudtoner og farveprofiler passer på tværs. Resultatet er portrætter, der ser skarpe og naturlige ud, og som matcher jeres visuelle identitet.

Filerne leveres digitalt i aftalte formater, klar til både print og web.

Tidsplan, flow og logistik

Hvad kan I forvente tidsmæssigt? Vi arbejder hurtigt uden at gå på kompromis med kvaliteten.

Typisk tidsforbrug pr. medarbejder: 5 til 10 minutter
Kapacitet pr. setup: cirka 10 til 12 portrætter i timen
En fuld dag med ét setup rækker ofte til omkring 80 til 100 personer

Større teams fotograferes effektivt med parallelle setups og en klar køreplan. Vi stiller gerne med flere fotografer og assistenter, så dagen kører uden ventetid.

Estimat for kapacitet pr. dag

Nedenstående tal er vejledende. Vi tilpasser efter jeres behov, lokaler og pauser.

Antal setups	Ca. portrætter pr. 8-timers dag
1	80–100
2	160–200
3	240–300

Vi kan også fordele fotografering over flere dage, hvis I arbejder i skiftehold eller ønsker minimal påvirkning af driften.

Hvad vi medbringer på dagen

Baggrundssystem med hvid, grå eller sort baggrund
To til tre flashhoveder med softboxe for blødt, flatterende lys
Reflekser og flag til finjustering
Kamerahus og backup-hus, objektiver og tethering til skærm
Strømkabler, gaffer og strips (vi rydder op efter os)

Alt udstyr er pakket, så opsætningen kan ske hurtigt og sikkert i jeres lokaler.

Guide til medarbejderne

Små forberedelser gør oplevelsen bedre og resultaterne skarpere. Send gerne en kort mail ud ugen før.

Påklædning: ensfarvet og uden store mønstre
Stryg skjorter og glat jakker aftenen før
Neutral makeup, undgå meget blanke produkter
Briller: rene glas, og medbring gerne et brilleetui
Skæg: trim det samme morgen eller aftenen før
Sov godt og drik vand, det kan ses i øjnene

Vi har kam, pudder og lidt tape til hurtige fixes. Vores fotograf guider, så den enkelte føler sig godt tilpas foran kameraet.

Udvælgelse og godkendelse på stedet

Onsite godkendelse skærer ventetid væk. En typisk workflow ser sådan ud:

Fotograf tager 8–15 eksponeringer pr. person
Hurtig sortering til 3–5 stærke varianter
Medarbejderen vælger 1–2 favoritter på skærm
Valget noteres med navn og afdeling
Filer markeres til retouch

Har I en brandingguide for beskæring og baggrund, følger vi den. Vi kan også levere faste billedproportioner til LinkedIn og intranet.

Efterbehandling og ensartet brandudtryk

Ensartethed er nøglen til et professionelt udtryk. Vi holder:

Samme lyssætning på tværs af optagelser
Samme farveprofil (typisk sRGB til web, CMYK til tryk efter aftale)
Samme beskæring og placering af øjnene i billedfeltet
Samme baggrundstæthed, så ingen skiller sig uhensigtsmæssigt ud

Retouchen tilpasses hver person, men vi bevarer struktur i hud og detaljer i hår og tøj. Det giver et ærligt og indbydende look, som både HR, marketing og den enkelte medarbejder trives med.

Leverancer, filformater og rettigheder

I får de færdige filer leveret digitalt i en mappe-struktur, der er let at dele og arkivere.

Filformat	Brugsscenarie
JPEG høj opløsning	Tryk, brochurer, præsentationer
JPEG web-optimeret	Hjemmeside, intranet, sociale medier
PNG web	Transparent baggrund ved behov
TIFF	Leveres efter aftale til grafisk brug

Farver: sRGB til skærmbrug, CMYK til tryk efter aftale
Navngivning: efter aftalt konvention, fx fornavn_efternavn_afdeling
Rettigheder: virksomheden får brugsret til intern og ekstern kommunikation. Ophavsretten forbliver hos fotografen, og aftalte vilkår fremgår af ordrebekræftelsen

Ønsker I sort/hvid-versioner, leverer vi det som et ekstra sæt.

Gruppebilleder og miljøfotos

Et samlet teamfoto skaber sammenhæng i rekrutteringsmateriale og på “Om os”-sider. Vi planlægger det sidst på dagen, når alle har været igennem.

Miljøfotos giver jeres kommunikation dybde. Tænk billeder af små arbejdssituationer, korte møder, samtaler over skrivebordet. Det skaber variation i billedbanken og kan flettes ind i jobopslag, cases og præsentationer.

Team- og afdelingsbilleder
Stemningsbilleder i reception, fælleszoner og møderum
Hurtige klip til sociale medier fra dagen, hvis ønsket

Alt klargøres i samme stil og farveprofil, så der er en rød tråd.

Praktiske krav til lokalet

Et godt resultat kræver lidt plads og ro. I behøver ikke et fotostudie, men et velfungerende hjørne.

Plads: 4 x 5 meter er ofte nok til baggrund, lys og afstand til motivet
Loftshøjde: 2,5 meter eller mere gør det nemmere med lys
Strøm: to separate stikkontakter i nærheden
Støjniveau: gerne et lokale hvor telefoner og møder ikke forstyrrer
Tilgængelighed: kort vej fra arbejdspladserne for at holde flowet

Har I ikke et oplagt lokale, finder vi en løsning. Vi har gennemført sessioner i foyerer, kantiner og endda på et ryddet lagerområde.

Eksempel på køreplan for 80 medarbejdere

En skitse til en dag med ét setup og 80 personer. Tiderne er vejledende.

Tidspunkt	Aktivitet
07.45–08.30	Ankomst og opsætning
08.30–10.30	24 medarbejdere
10.30–10.45	Pause
10.45–12.30	21 medarbejdere
12.30–13.00	Frokost
13.00–15.00	24 medarbejdere
15.00–15.15	Pause
15.15–16.00	11 medarbejdere + gruppefoto
16.00–16.30	Nedpakning

Ved 150 eller flere medarbejdere vil vi typisk foreslå to setups eller en ekstra dag. Det holder tempoet nede og kvaliteten oppe.

Typiske spørgsmål vi får

Hvad hvis en medarbejder er syg på dagen?

Vi sætter en kort re-dag eller inviterer vedkommende forbi vores studie i Horsens eller København alt efter, hvad der er mest praktisk.

Kan vi blande baggrunde og miljø?

Ja. Vi kan køre et klassisk headshot-setup og samtidig planlægge små miljøserier i jeres lokaler. Stil og farver holdes ens på tværs.

Hvor hurtigt leverer I?

Mindre hold: ofte 2 til 5 hverdage. Store hold: 1 til 2 uger, afhængigt af omfang og antal udvalgte billeder pr. person.

Hvad hvis vi får nye medarbejdere løbende?

Vi kører opfølgningssessioner efter behov. Flere kunder booker faste kvartalsdatoer, så alt holdes opdateret.

Kan vi få billeder tilpasset LinkedIn-format?

Ja. Vi leverer ekstra versioner i kvadratisk eller 4:5 med korrekt beskæring.

Hvordan sikrer I ensartethed, hvis vi fotograferer over flere dage?

Vi dokumenterer lyssætning, afstande og kameravinkler og matcher farver i efterbehandlingen, så resultaterne bliver identiske.

Om Inhouse Studios og vores tilgang

Vi er et kreativt foto- og filmstudie med base i Horsens og København og mere end 25 års erfaring. Vores eget studie i Horsens er på 600 m², og i København råder vi over 80 m². Den kapacitet tager vi med ud til jer i form af mobile løsninger og en stram proces fra idé til levering.

For erhverv leverer vi medarbejder- og virksomhedsportætter, packshots, arkitektur og interiør samt profil- og reklamefilm i mindre skala. Det gavner virksomheden, når både foto og film samles ét sted, for det sikrer et samlet visuelt udtryk og en effektiv produktionsplan.

Kernen er det samme uanset opgavetypen: et erfarent, tværfagligt team der arbejder struktureret, imødekommende og med blik for detaljer. Det mærkes i alt fra den første mail til de færdige filer.

Et par praktiske råd til projektlederen

Send information til medarbejderne 1 til 2 uger før, inkl. tøjguide og tidsinterval
Udpeg en kontaktperson på dagen til små afklaringer
Hav en spejlstation og et par kamme tilgængelige
Hold små buffertider hver time til uforudsete ting
Overvej et afdelingsfoto sidst på dagen

Vi deler gerne en mailskabelon og et excelark til tidsplanen, så planlægningen bliver enkel.

Klar til at lægge en plan?

Skriv til os med antal medarbejdere, ønsket stil og adresse. Vi sender et overskueligt oplæg med forslag til setup, køreplan og levering. Vores team kan rykke ud i hele landet fra kontorerne i Horsens og København, og vi medbringer alt, hvad der skal til for et roligt forløb og portrætter der holder i mange år.